Pénalités logistiques, litiges de facturation, contrats et négociations : vos dossiers GMS traités systématiquement

Les industriels agroalimentaires vendant à la grande distribution peuvent recevoir des pénalités pour différents manquements logistiques.

Motifs prévus contractuellement

• Retard de livraison
• Rupture
• Écart de quantité
• Non-respect de créneau
• Problème documentaire
• Autres motifs prévus au contrat

Pour traiter correctement une seule pénalité, il faut souvent rapprocher :

• Commande
• Accusé de réception
• EDI
• Bon de livraison
• Preuve de livraison
• Données transporteur
• Échanges avec le distributeur
• Convention logistique
• Facture ou avis de pénalité
• Historique des incidents

L’enjeu n’est pas tant l’existence d’un droit à contestation que la capacité à traiter chaque dossier systématiquement et économiquement.

Ce qui peut rendre ce traitement difficile

• Manque de temps
• Dispersion des informations
• Faible montant unitaire, mais volume élevé
• Difficulté à reconstruire les preuves
• Absence de processus systématique
• Arbitrage entre le coût du traitement et la somme récupérable
• Crainte de détériorer la relation avec une enseigne importante

Ce que ça change

• Les pièces sont rassemblées automatiquement dans un dossier documenté, sur lequel se prend la décision de contester
• Chaque pénalité est vérifiée, quel que soit son montant : l’arbitrage entre coût du traitement et somme en jeu ne se pose plus
• Toutes les pénalités reçues sont consolidées dans un tableau de bord : statut de chaque contestation, montants dus et récupérés

Structureway analyse votre processus et met en place les automatismes qui rapprochent les sources, au degré adapté à votre organisation.

Distincts des pénalités logistiques et de leur cadre propre, ces litiges naissent d’un écart entre ce qui a été facturé et ce que l’enseigne règle réellement.

Ce qui crée un écart

• Erreur de tarif sur facture
• Écart de quantité entre commande et réception
• Déduction opérée d’office sur le règlement
• Avoir attendu et non reçu
• Conditions promotionnelles appliquées autrement que convenu

Pris isolément, chacun de ces litiges paraît trop petit pour y consacrer du temps. C’est leur accumulation qui pèse.

Ce qui peut rendre ce traitement difficile

• Montants unitaires faibles, fréquence élevée
• Traitement réparti entre ADV, comptabilité clients et commerce
• Pièces à retrouver dans l’ERP, sur le portail de l’enseigne et dans les échanges
• Rapprochement manuel entre facture, règlement et avoir
• Cadre moins balisé que celui des pénalités logistiques

Ce que ça change

• Chaque écart est rapproché de sa pièce justificative sans ressaisie
• Les litiges ouverts, réglés et abandonnés sont suivis au même endroit
• Le traitement ne dépend plus du moment où quelqu’un a le temps de s’y mettre

Structureway analyse votre processus de traitement et met en place les automatismes qui rapprochent factures, règlements et avoirs.

Un fournisseur présent dans plusieurs enseignes suit en parallèle des contrats annuels, des avenants et des accords promotionnels — puis doit, chaque année, rassembler les données qui lui permettront de les renégocier.

Ce qui demande un suivi, du contrat à la négociation

• Dates de renouvellement et préavis de dénonciation
• Clauses de révision tarifaire
• Conditions logistiques annexées
• Accords promotionnels et leurs périodes
• Historique des volumes par enseigne
• Évolution des prix et des conditions
• Pénalités subies sur la période
• Écarts entre conditions négociées et appliquées

Une échéance manquée engage vos conditions pour une année de plus ; un écart non documenté avant la négociation est un argument que vous n’aurez pas à la table.

Ce qui peut compliquer ce suivi

• Information dispersée entre plusieurs interlocuteurs et plusieurs formats
• Absence de vue consolidée enseigne par enseigne
• Dates de préavis rarement centralisées
• Données réparties entre ADV, logistique, comptabilité et commerce
• Retraitements manuels à refaire d’une année sur l’autre

Ce que ça change

• Les échéances et les préavis sont visibles au même endroit, enseigne par enseigne
• Une date qui approche se signale d’elle-même
• Le temps disponible sert à préparer vos arguments, pas à rassembler les chiffres

Structureway analyse votre suivi contractuel et met en place les automatismes qui centralisent contrats, clauses, échéances et données de négociation.